01Antes de começar, três coisas
- Agora o painel pede senha. Entre com o seu e-mail (fabiano@ciadosorriso.com) e a senha que combinamos. Você entra com acesso de gerência: enxerga todos os setores, os ajustes da casa e o mapa da equipe. A sessão dura 12 horas; depois disso a tela pede a senha de novo e devolve você exatamente onde estava.
- Cada pessoa da equipe tem o próprio acesso. Amanda, Camila e Bruna entram com o e-mail delas e veem só a fila do setor delas — é assim que se confere o controle de acesso. Para trocar de pessoa, saia no canto de baixo à esquerda e entre com o outro e-mail. 🔑 Quem esquecer a senha não precisa de e-mail de recuperação: você troca na tela Equipe, e a pessoa entra com a senha nova.
- Nenhuma mensagem sai para o mundo. As linhas estão em modo de teste. Duas delas imitam o WhatsApp OFICIAL, inclusive as recusas dele — se algo for barrado aqui, seria barrado lá. A terceira, "WhatsApp por QR (demonstração)", se comporta como a conexão por QR code que você vai usar primeiro: sem janela de 24 horas e sem modelo aprovado, com todo o resto das proteções valendo.
02Os dez exercícios
Faça na ordem. Cada um leva dois ou três minutos e prova uma coisa diferente do sistema.
1Finja que uma cliente escreveu
No menu da esquerda, vá em Banco de testes. Preencha um telefone qualquer, um nome, escreva algo como "oi, quanto custa clareamento?" e mande.
Por que importa: é assim que a mensagem de verdade vai entrar. O caminho é o mesmo. E "Aguardando" é todo mundo que espera a clínica responder, seja conversa nova ou não — foi o que você pediu.
2Atenda, e tente mandar um preço
Abra a conversa na fila, clique em Assumir e responda. Depois tente escrever "a avaliação fica R$ 250" e enviar.
Por que importa: toda mensagem passa por um portão só. Se a regra atrapalhar demais, o painel te mostra quantas vezes ela foi contornada: regra que todo mundo contorna é regra errada, não gente errada.
3Adiante o relógio e veja a janela de 24 horas fechar
Volte ao Banco de testes e clique em +25 horas. Depois abra de novo aquela conversa.
Por que importa: é a regra da Meta que derruba campanha. Aqui ela aparece na tela antes de você tentar, não depois de falhar.
4Comece uma conversa você mesmo
No topo da fila, clique em + Nova conversa e procure alguém pelo nome. Achou, clique em Conversar. Se a pessoa não estiver na base, use + Novo cliente: ele cadastra e abre a conversa em seguida.
Por que importa: você disse que não achou como começar uma conversa nem como cadastrar. Agora são dois botões, no lugar em que a recepção está olhando.
5Grave um áudio e mande uma foto
Com a conversa aberta, olhe os três ícones ao lado do campo de escrever: o raio abre suas respostas prontas, o clipe anexa qualquer arquivo (foto, vídeo, PDF ou documento) e o microfone grava. Clique no microfone, grave uns cinco segundos e clique em Parar e ouvir.
Por que importa: em odontologia foto e áudio são o volume do atendimento. E áudio é o que mais sai errado — o barulho da recepção, a frase cortada. Ouvir antes evita mandar o que não devia.
6Faça uma chamada de vídeo
No cabeçalho da conversa, clique no ícone de câmera. Confirme. A sala abre em outra aba, e o cliente recebe na conversa um convite com um link.
Por que importa: o WhatsApp não deixa a gente ligar por dentro dele. Então o FLUXXI tem a própria sala, e o convite vai pela conversa. Funciona em qualquer linha, hoje.
7Monte uma campanha
Vá em Campanhas e abra uma em Ver a campanha. Ali há três abas: a lista, os enviados com dia e hora, e o que sai — a mensagem exata que o cliente vai receber, já com o nome preenchido. Depois experimente os dois caminhos de montar a lista: Escolher da base (com filtro de quem não fala com a clínica há mais de 90 dias) e Importar planilha.
Por que importa: no seu sistema antigo a campanha pulava contato calada. Aqui ninguém some sem explicação.
8Dispare para UMA pessoa, e compare as duas linhas
Na aba A lista da campanha, cada pessoa pendente tem o botão Enviar agora: você escolhe por quem começar, em vez de mandar a lista inteira. Faça isso nas duas campanhas do exemplo — a da linha Recepção e a da linha WhatsApp por QR (demonstração).
Por que importa: você disse que campanha presa na janela de 24 horas não faz sentido. Estava certo para a linha que você vai usar. O sistema agora pergunta o que a LINHA sabe fazer, em vez de aplicar a regra da Meta em tudo. E "fora do horário" nunca mais descarta um cliente para sempre.
9Ajuste o sábado
Vá em Horários e robô e deixe o sábado das 08:00 às 12:00. Depois volte ao Banco de testes e mande uma mensagem fingindo ser cliente num horário fora desse.
Por que importa: cada dia da semana tem o seu horário e o seu almoço. Um horário só para a semana inteira mente no sábado.
10Recomece o dia
No Banco de testes, lá embaixo, em "recomeçar o dia".
Por que importa: você pode quebrar tudo à vontade. É para isso que ele existe.
03O que este sistema nunca vai fazer
São garantias construídas no código, não promessas.
- Nunca fala de agenda por conta própria. A agenda da clínica não está aqui dentro, e por isso o sistema nunca confirma nem lembra consulta sozinho. Robô confirmando consulta que já foi cancelada é pior que robô nenhum.
- Nunca manda mensagem para quem pediu para não receber. Nem escolhendo a dedo, nem em importação em massa, nem com declaração assinada. Recusa individual não é vencida por autorização genérica.
- Nunca manda preço por escrito sem alguém assumir. E quando alguém assume, fica registrado quem foi.
- Nunca perde quem atendeu. Conversa encerrada guarda o nome de quem atendeu, e quem volta depois de meses aparece com o histórico anterior junto.
04O que pode sair, e quando
Esta é a parte que decide se a mensagem chega ou não. Vale a pena ler uma vez com calma.
Depois que o cliente escreve, a clínica tem 24 horas para responder o que quiser, com texto livre. Passadas as 24 horas, a Meta só aceita um modelo aprovado por ela. Não é escolha nossa: é a regra da plataforma, e ela recusa 100% do resto. O painel diz isso na ficha da direita ANTES de você digitar, em vez de deixar você escrever e falhar depois.
A Meta separa mensagem de serviço (confirmar consulta, cobrar, retorno, orçamento) de mensagem de divulgação. Serviço não depende de autorização nenhuma. Divulgação depende, e sem ela a nota de qualidade do número cai e o WhatsApp passa a restringir o envio.
As campanhas do FLUXXI são sempre de serviço. Por isso a pergunta "esse cliente autorizou divulgação?" saiu de todas as telas: ela não decidia mais nada, e uma pergunta que não decide nada só ensina a clicar sem ler. O sistema continua sabendo a diferença por dentro — se um dia a clínica quiser fazer divulgação de verdade, a peça está lá, desligada.
Quem pediu para não receber automáticas fica de fora — e essa recusa não é vencida por importação de planilha nem por seleção em massa. Fora do horário da clínica, campanha e robô esperam a casa abrir. Existe um limite de disparos por pessoa por dia. E valor por escrito é barrado por decisão da diretoria, com desvio possível e registrado no seu nome.
Se você conectar um número por QR code (o mesmo pareamento do WhatsApp Web), a janela de 24 horas e o modelo aprovado não se aplicam — são regras da Meta, e essa conexão não passa por ela. Todo o resto continua valendo, e importa mais: essa conexão é NÃO OFICIAL e o número pode ser banido. Use um chip descartável, nunca o número principal da clínica.
05O que falta para ligar de verdade
Isto aqui é o que depende de você. Enquanto não vier, o sistema roda em modo de teste.
- Um número de WhatsApp dedicado a este painel. Precisa ser um número que NÃO esteja logado em nenhum celular nem no WhatsApp Web. Pode ser um chip novo. Se ele estiver ativo em outro aparelho, a conexão oficial não sobe.
- Quem é o dono da conta da Meta, e quem paga a conta. O WhatsApp Business Platform cobra por conversa, em dólar. Precisa estar no CNPJ certo desde o começo: trocar o dono depois é dor de cabeça.
- As chaves da Meta: token e App Secret. Saem do painel de desenvolvedor depois que a conta estiver criada. São elas que ligam o webhook e provam que a mensagem veio mesmo da Meta.
- Os modelos aprovados na Meta, com os mesmos nomes que já estão aqui. Confirmação de consulta, orçamento parado, retorno de manutenção e reativação. Os três primeiros são de serviço e passam fácil; o de reativação é divulgação e exige autorização do cliente, e por isso as campanhas do FLUXXI não usam divulgação.
- A base de telefones que vai virar campanha. Atenção: o arquivo que testamos, exportado do seu sistema de gestão, veio com a coluna Telefone existindo mas VAZIA em todas as linhas. O importador acusa isso, mas o telefone precisa vir da origem.
- Uma decisão sua: ferramenta da clínica ou produto para vender. Muda o que construímos daqui para frente. Não é decisão técnica, é sua.
06Como me contar o que você achou
Se algo parecer errado, anote três coisas. Com elas eu conserto rápido; sem elas, viro adivinho.
Em que tela
O nome que está no menu da esquerda. Por exemplo: Operação do dia.
O que você fez
Os cliques na ordem, e o que estava escrito nos campos.
O que esperava ver
E o que apareceu no lugar. Print ajuda muito.
Se travou de vez
Volte ao Banco de testes e clique em "recomeçar o dia". Nada quebra para sempre.